Alle indkøb foretages som hovedregel gennem indkøbssystemet. Dette sikrer at:
- AAU får de forhandlede rabatter.
- Sælger lever op til de krævede etiske krav.
- Når bestillingen er afgivet optræder indkøbet i budgetterne/regnskaberne.
- Bogføringen er meget nemmere.
- Et sæt ’uafhængige øjne’ har godkendt indkøbet.
I tilfælde hvor det er uhensigtsmæssigt at benytte indkøbssystemet kan der handles direkte. Dette kræver dog at:
- Indkøber er bekendt med hvor indkøbet skal konteres.
- Indkøber er sikker på at have accept fra ’kontoejer’.
- Indkøber har overvejet, om vi får de bedste rabatter.
- Indkøber finder det sandsynliggjort, at sælger lever op til statens etiske krav.
- Der sendes en mail til ’kontoejer’ med information om indkøbet.
For at sikre så smidige indkøb som muligt, har instituttet udnævnt en række indkøbere, som hjælper med at foretage indkøb.
Instituttets indkøbere er:
- Vivi Søndergaard (IT, telefoni)
- Mette Vegeberg (Kontorartikler)
- Morten Olsen, Uffe Mortensen/Kim Borup (Lab-udstyr)
- Jytte Dencker, Jan Anike Nikolajsen (Kemikalier)